This page is also available in: enEnglish (English)

Bolehkah Firma Audit Syarikat Bertindak Sebagai Setiausaha Syarikat Anda?

Apabila membicarakan tentang setiausaha syarikat, soalan yang sering diajukan ialah “mengapa saya perlukan setiausaha syarikat?” dan “apakah peranan dan tanggungjawab setiausaha syarikat?” Bagaimanapun, soalan berikut: “Bolehkah firma audit syarikat dilantik selaku setiausaha syarikat anda?” adalah amat mustahak kerana ia menyatakan kekangan ketika melantik setiausaha syarikat serta bagaimana hendak membuat sesuatu perlantikan.

Jadi, bolehkah anda melantik firma audit sebagai setiausaha syarikat anda? Jawapannya jelas sekali TIDAK BOLEH.

Pertama, kita perlu memahami bahawa terdapat beberapa kekangan apabila menimbangkan pihak mana yang tidak boleh bertindak selaku setiausaha syarikat anda bagi sesebuah syarikat sendirian berhad:

  1. Juruaudit Syarikat, atau
  2. AMana-mana kakitangan syarikat juruaudit, atau
  3. Seorang muflis yang tidak dilepaskan melainkan diberi kebenaran oleh mahkamah.

 

Mengapa anda tidak boleh melantik firma audit sebagai setiausaha syarikat anda?

Faktor yang menghalang juruaudit syarikat anda dari bertindak selaku setiausaha syarikat anda telah diterangkan secara jelas di dalam UNDANG-UNDANG KECIL (Tentang Etika Profesional, Tingkah Laku dan Amalan) oleh Institut Akauntan Malaysia dan Seksyen 264 Akta Syarikat 2016.

Menurut klausa-klausa berikut,

 

Klausa 290.128

Apabila ahli keluarga terdekat bagi ahli pasukan audit adalah:

(a) Pengarah atau pegawai bagi klien audit; atau

(b) Seorang pekerja dalam kedudukan untuk memberi pengaruh penting ke atas penyediaan rekod perakaunan klien atau penyata kewangan, di mana firma itu akan menyatakan pendapat, atau berada dalam kedudukan sedemikian dalam mana-mana tempoh yang dilindungi oleh kenyataan penglibatan atau kewangan, ancaman terhadap kebebasan hanya dapat dikurangkan ke tahap yang dapat diterima dengan mengeluarkan individu dari pasukan audit. Keterkaitan hubungan adalah sedemikian rupa sehingga tiada perlindungan lain dapat mengurangkan ancaman ke tahap yang dapat diterima. Oleh itu, tiada individu yang mempunyai hubungan sedemikian boleh menjadi ahli pasukan audit.

 

Klausa 291.135

Sekiranya rakan kongsi atau pekerja firma berfungsi sebagai pengarah atau pegawai klien jaminan, ancaman semakan semula diri dan kepentingan diri akan menjadi sangat penting agar tiada perlindungan dapat mengurangkan ancaman ke tahap yang boleh diterima. Sehubungan itu, tiada rakan kongsi atau pekerja boleh bertindak sebagai pengarah atau pegawai klien audit.

 

Klausa 290.146

Sekiranya rakan kongsi atau pekerja firma berfungsi sebagai pengarah atau pegawai klien audit, ancaman semakan semula diri dan kepentingan diri sendiri akan menjadi sangat penting agar tiada perlindungan dapat mengurangkan ancaman ke tahap yang boleh diterima. Sehubungan itu, tiada rakan kongsi atau pekerja boleh bertindak sebagai pengarah atau pegawai klien audit.

 

Klausa 290.148

Sekiranya rakan kongsi atau pekerja firma tersebut berfungsi sebagai Setiausaha Syarikat untuk klien audit, ancaman semakan semula diri dan advokasi dibuat secara umum agar tidak ada perlindungan yang boleh mengurangkan ancaman kepada tahap yang boleh diterima. Walaupun tertera dalam perenggan 290.146, apabila amalan ini dibenarkan secara khusus di bawah undang-undang tempatan, peraturan profesional atau amalan, dan dengan syarat pengurusan membuat semua keputusan yang berkaitan, tugas dan aktiviti adalah terhad kepada sifat-sifat rutin dan pentadbiran, seperti menyediakan minit dan mengekalkan statutori pulangan. Dalam keadaan tersebut, kepentingan sebarang ancaman akan dinilai dan perlindungan digunakan apabila perlu untuk menghapuskan ancaman atau mengurangkannya ke tahap yang boleh diterima.

Secara ringkasnya, apabila firma audit dilantik selaku juruaudit sesebuah syarikat, pasangan kepada setiap rakan kongsi syarikat audit tidak boleh menjadi pegawai syarikat tersebut (Akta Syarikat 2016 memberi takrifan seorang pegawai termasuklah mana-mana pengarah, setiausaha atau pekerja syarikat). Oleh itu, sebuah firma audit dilihat berdepan konflik dalam bertindak bagi syarikat tersebut (di mana pasangan rakan kongsi syarikat audit hanya sekadar pekerja di dalam syarikat tersebut).

 

Apa kesannya jika juruaudit syarikat anda bertindak sebagai setiausaha syarikat anda?

Penalti dalam bentuk denda akan dikenakan jika syarikat gagal mematuhi undang-undang dengan melantik firma audit untuk bertindak sebagai setiausaha syarikat.

Mana-mana individu yang atau mana-mana firma yang dilantik sebagai juruaudit yang melanggar subseksyen (1) atau (4)  masing-masing  bagi Seksyen 264 Akta Syarikat 2016 dianggap melakukan kesalahan dan apabila disabit kesalahan, boleh didenda tidak melebihi ​RM100,000/=.​

 

Memahami peranan dan tanggungjawab Setiausaha Syarikat

Tidak seperti namanya, peranan setiasaha syarikat bukanlah mencakupi bidang perkeranian atau kesetiausahaan. Bahkan, setiausaha syarikat bertanggungjawab bagi keberkesanan pentadbiran sesebuah syarikat dan memastikan bahawa syarikat tersebut mematuhi keperluan statutori dan peraturan.

 

Bagaimana 3E Accounting dapat membantu anda?

Di 3E Accounting, kami bukan sekadar memberi khidmat audit dalaman, bahkan kami bekerja dengan pelbagai juruaudit bersekutu bagi membantu anda di dalam kerja pengauditan. Ini kerana kami percaya bahawa perkhidmatan pengauditan bukan sekadar satu solusi yang mampu memenuhi semua tuntutan. Maka, kami akan mengkhususkan perkhidmatan audit berdasarkan keperluan perniagaan anda.

Walaupun kami tidak memberi perkhidmatan pengauditan, kami masih kekal selaku pembekal solusi sehenti yang bekerja dengan juruaudit bersekutu dan kami sentiasa mematuhi UNDANG-UNDANG KECIL (Tentang Etika Profesional, Tingkah Laku dan Amalan) oleh Institut Akauntan Malaysia. Anda tidak perlu khuatir bahawa anda akan dipanggil badan pengawal selia kerana kesalahan ketidakpatuhan seperti melantik firma audit syarikat anda sebagai setiausaha syarikat anda. Di 3E Accounting, kami akan pastikan anda terus mematuhi undang-undang dan anda akan sentiasa berasa tenang.