Akta Syarikat dan Undang-Undang Syarikat di Malaysia – Peraturan Berkaitan Penubuhan Syarikat Yang Sah
Berfikir untukmenubuhkan syarikat di Malaysia? Walaupun prospek ini menarik, proses penubuhan syarikat boleh menjadi rumit. Daripada mengurus peraturan hingga memenuhi kewajipan statutori, penubuhan syarikat baharu memerlukan pemahaman kukuh tentang keperluan undang-undang dan pentadbiran.
Di bawahAkta Syarikat Malaysia 2016 (CA 2016), pelbagai elemen penting perlu dipenuhi bagi perniagaan untuk beralih daripada konsep kepada entiti yang berdaftar secara sah. Ini termasuk pelantikan pengarah, pemilihan struktur perniagaan yang sesuai, penerbitan dan pendaftaran nama syarikat, pematuhan kepada piawaian pelaporan, keperluan pemegang saham, dan akhirnya—prosedur pembubaran jika berkenaan.
Mengenai Pengarah dan Setiausaha Syarikat
Sebuahsyarikat sendirian berhad hendaklah mempunyai sekurang-kurangnya seorang pengarah, manakala syarikat awam mesti mempunyai sekurang-kurangnya dua orang pengarah yang juga bertindak sebagai pemegang saham syarikat, merupakan individu semula jadi berumur 18 tahun, mempunyai tempat tinggal utama atau satu-satunya di Malaysia, dan tidak berada dalam status muflis.
Jika seseorang yang belum dilepaskan daripada status muflis bertindak sebagai pengarah atau secara langsung atau tidak langsung terlibat dalam pengurusan mana-mana syarikat, kecuali dengan kebenaran Mahkamah, maka ia adalah suatu kesalahan di bawah Akta ini, dengan hukuman penjara lima tahun atau denda RM100,000 atau kedua-duanya sekali.
Seorang pengarah mempunyai obligasi yang ketat di bawah Akta Syarikat 2016 (CA 2016), serta tugas undang-undang harian termasuk tanggungjawab statutori, kewajipan berhati-hati, dan tanggungjawab fidusiari, serta terikat dengan Kod Etika.
Selain itu, Seksyen 9(b) Akta Syarikat 2016 menetapkan bahawa “Syarikat hendaklah mempunyai seorang atau lebih ahli”. Peruntukan ini membenarkan penubuhan syarikat dengan hanya seorang ahli. Seksyen 235(1) Akta Syarikat 2016 menetapkan bahawa sebuah syarikat mesti mempunyai sekurang-kurangnya seorang setiausaha syarikat yang merupakan warganegara atau pemastautin tetap Malaysia, dan mempunyai tempat kediaman utama di Malaysia. Syarikat boleh mempunyai lebih daripada seorang setiausaha syarikat, dan semua mereka mesti memenuhi syarat ini.
Permohonan dan Pendaftaran Penubuhan
Di bawah Akta Syarikat 2016, proses penubuhan syarikat telah dipermudahkan. Dengan pelancaran MyCOID 2.0 pada tahun 2023, proses pendaftaran kini lebih cekap. Ia merangkumi pengesahan dokumen secara masa nyata dan semakan identiti digital melalui integrasi MyKad/MyPR, menjadikan penubuhan syarikat lebih pantas dan mudah diakses oleh pelabur tempatan dan asing.
Seksyen 15 Akta Syarikat 2016 masih mewajibkan penggunaan “borang super” bersepadu untuk penubuhan syarikat, yang kini telah diintegrasikan ke dalam sistem MyCOID 2.0. Setelah bayaran yuran yang ditetapkan dibuat dan maklumat yang diperlukan dikemukakan, Pendaftar Syarikat (ROC) akan memberikan nombor pendaftaran dan mengeluarkan Notis Pendaftaran, yang menjadi bukti muktamad bahawa syarikat telah ditubuhkan secara sah.
Seksyen 65 Akta Syarikat 2016 yang berkaitan dengan kontrak pra-penubuhan kekal tidak berubah. Mana-mana pihak yang menandatangani kontrak tersebut sebelum syarikat ditubuhkan akan bertanggungjawab secara peribadi, melainkan kontrak itu disahkan oleh syarikat selepas penubuhan.
Mulai tahun 2024, kontrak digital dan tandatangan elektronik adalah sah di sisi undang-undang di Malaysia, memberikan kemudahan yang lebih besar dalam mengurus dokumen berkaitan penubuhan syarikat.
Walau bagaimanapun, kedudukan syarikat berhubung tanggungjawabnya di bawah kontrak pra-penubuhan kekal tidak berubah. Seksyen 65(2) membenarkan syarikat mengesahkan kontrak tersebut selepas penubuhan. Jika syarikat mengesahkan kontrak itu, “syarikat hendaklah terikat dengan kontrak atau urus niaga tersebut seolah-olah syarikat telah wujud pada tarikh kontrak atau urus niaga itu dan telah menjadi pihak kepada kontrak atau urus niaga tersebut”.
Pejabat Berdaftar dan Ciri-ciri Syarikat Sendirian Berhad
Sebuah syarikat hendaklah, mulai tarikh ia memulakan perniagaan atau pada hari ke-14 selepas tarikh penubuhannya (mengikut mana yang lebih awal), mempunyai pejabat berdaftar di Malaysia untuk menerima semua komunikasi dan notis. Pejabat ini hendaklah dibuka dan boleh diakses oleh orang awam sekurang-kurangnya tiga jam pada waktu pejabat biasa setiap hari, kecuali hari Sabtu, cuti mingguan, dan cuti umum.
Selaras dengan Seksyen 30(1) Akta Syarikat 2016, setiap syarikat mesti meletakkan dan mengekalkan papan tanda di bahagian luar setiap pejabat berdaftar atau tempat perniagaan, pada kedudukan yang jelas, dengan huruf Roman yang mudah dibaca nama syarikat, dan bagi pejabat berdaftar, perkataan “Pejabat Yang Didaftarkan”. Namun, perkara ini kini telah dipermudahkan; meletakkan “(Malaysia)” selepas nama syarikat sudah memadai bagi tujuan penandaan digital.
Untuk membezakan syarikat tidak terhad daripada yang lain, Seksyen 25(1) Akta Syarikat 2016 menetapkan bahawa nama syarikat tidak terhad hendaklah berakhir dengan perkataan “Sendirian” atau singkatan “Sdn.”. Syarikat juga boleh diklasifikasikan sebagai syarikat sendirian atau syarikat awam. Di bawah Akta Syarikat 2016, syarikat sendirian perlu mempunyai ciri-ciri berikut:
- Merupakan syarikat terhad oleh saham (s42(1))
- Mempunyai tidak lebih daripada 50 pemegang saham (s42(1))
- Menyekat pemindahan sahamnya (s42(2))
- Tidak boleh menawarkan saham atau debenturnya kepada orang awam (s43(1)). Di bawah Seksyen 15(1) Akta Syarikat 1965, syarikat sendirian dilarang menjemput orang awam melanggan saham atau debenturnya.
- Tidak boleh memperuntukkan saham atau debentur untuk ditawarkan kepada orang awam (s43(1)). Larangan ini tidak terdapat dalam Akta Syarikat 1965.
- Tidak boleh menjemput orang awam untuk mendepositkan wang dengan syarikat (s43(1)).
Selain daripada ciri-ciri di atas, s25(1) menetapkan bahawa nama syarikat sendirian hendaklah berakhir dengan perkataan “Sendirian Berhad” atau singkatan “Sdn. Bhd.”. Bagi syarikat awam, namanya hendaklah berakhir dengan perkataan “Berhad” atau singkatan “Bhd.”.
Memorandum dan Artikel Persatuan & Perlembagaan Syarikat
Di bawah Akta Syarikat 1965, setiap syarikat dikehendaki mempunyai memorandum dan artikel persatuan. Memorandum dan artikel persatuan kini secara kolektif dikenali sebagai perlembagaan syarikat. Sejak tahun 2022, semua syarikat sendirian diwajibkan menyimpan perlembagaan digital di MyCOID 2.0, sambil masih mempunyai pilihan untuk menggunakan templat statutori standard.
Selain itu, “jika syarikat mempunyai perlembagaan, syarikat, setiap pengarah dan setiap ahli syarikat hendaklah juga mempunyai hak, kuasa, tugas, dan kewajipan seperti yang ditetapkan dalam Akta, kecuali setakat hak, kuasa, tugas dan kewajipan tersebut dibenarkan untuk diubah mengikut Akta ini, dan diubah sedemikian oleh perlembagaan syarikat” (s31(2) Akta Syarikat 2016).
Dengan kata lain, hak, kuasa, tugas, dan kewajipan syarikat, pengarah, dan ahli ditetapkan oleh Akta Syarikat 2016 kecuali diubah oleh perlembagaan syarikat dalam had yang dibenarkan oleh Akta.
Berkaitan dengan objek syarikat, Seksyen 21 CA 2016 menetapkan bahawa syarikat mempunyai keupayaan untuk menjalankan atau melaksanakan sebarang perniagaan atau aktiviti. Namun, jika syarikat mempunyai perlembagaan yang menyatakan objek syarikat, seksyen 35(1) menetapkan bahawa syarikat tidak boleh menjalankan sebarang perniagaan atau aktiviti yang tidak termasuk dalam objek tersebut. CA 2016 tidak menetapkan akibat bagi transaksi di luar klausa objek syarikat. Oleh itu, implikasi transaksi ultra vires adalah tidak pasti.
Berdasarkan peruntukan Akta ini, khususnya seksyen 21 dan 39, pihak ketiga yang berurusan dengan syarikat boleh menganggap bahawa syarikat mempunyai keupayaan penuh untuk menjalankan atau melaksanakan sebarang perniagaan atau aktiviti. Ini kerana seksyen 39 menetapkan bahawa doktrin notis konstruktif hanya terpakai kepada dokumen yang berkaitan dengan instrumen cagaran. Tiada sesiapa dianggap mengetahui kandungan perlembagaan atau sebarang dokumen (selain cagaran) berkaitan syarikat yang telah didaftarkan oleh ROC atau yang tersedia untuk pemeriksaan di pejabat berdaftar syarikat.
Oleh itu, pihak ketiga yang berurusan dengan syarikat boleh bergantung kepada seksyen 21 dan 39 dan menganggap bahawa transaksi berkenaan adalah dalam keupayaan syarikat, kerana syarikat mempunyai keupayaan penuh untuk menjalankan atau melaksanakan sebarang perniagaan atau aktiviti.
Mengenai Pelantikan / Pelantikan Semula Juruaudit
Berdasarkan Akta AGM Digital 2023, mesyuarat pemegang saham di Malaysia telah mengalami penambahbaikan yang ketara. Syarikat boleh mengadakan AGM maya/hibrid, dan tempoh notis untuk mesyuarat tersebut telah dipermudahkan, meningkatkan penyertaan dan fleksibiliti pematuhan.
Akta Syarikat juga merangkumi pembaharuan dalam pelantikan juruaudit. CA 2016 memperuntukkan pelantikan semula automatik juruaudit bagi syarikat swasta, manakala bagi syarikat awam, pelantikan mereka adalah sehingga penutupan AGM seterusnya syarikat.
Selain itu, di bawah seksyen 255(3) CA 2016, ROC boleh mengecualikan kelas-kelas tertentu syarikat daripada melantik juruaudit. Syarikat swasta, yang sering dikecualikan daripada audit jika memenuhi kriteria di bawah Arahan Amalan 3/2007, hanya memerlukan pelantikan juruaudit apabila melebihi ambang yang ditetapkan.
Di bawah Arahan Amalan 3/2007 yang disemak, banyak syarikat swasta yang memenuhi kriteria tertentu — seperti tiada pendapatan atau tidak aktif — dikecualikan daripada melantik juruaudit. Walau bagaimanapun, jika pendapatan atau aset melebihi ambang, juruaudit tetap perlu dilantik setiap tahun.
Syarikat awam pula mesti terus melantik atau melantik semula juruaudit mereka pada setiap Mesyuarat Agung Tahunan (AGM).
Akta AGM Digital 2023 juga membenarkan AGM maya atau hibrid, membolehkan pemegang saham hadir, mengundi, dan melantik proksi secara jarak jauh. Tempoh notis telah dipendekkan, memberi syarikat lebih keluwesan untuk menganjurkan mesyuarat agung yang patuh undang-undang dan efisien.
Penyusunan Semula Korporat – Penggulungan Syarikat
Dalam konteks penyusunan semula korporat, Akta Syarikat 2016 menyediakan mekanisme skim penyusunan semula korporat berkanun yang mengikat semua pemiutang. Namun, syarikat berada dalam keadaan terdedah di antara perumusan skim dan kelulusan mahkamah, kerana pemiutang yang tidak bersetuju boleh mengambil tindakan undang-undang untuk mendapatkan kembali pinjaman mereka.
Oleh itu, syarikat atau mana-mana ahli atau pemiutangnya boleh memohon kepada mahkamah untuk perintah menghalang sebarang prosiding lanjut terhadap syarikat kecuali dengan kebenaran mahkamah. Selain itu, Akta Syarikat 2016 turut memperincikan proses penggulungan syarikat. Terdapat dua cara untuk menggulungkan syarikat: (1) penggulungan sukarela — apabila ahli meluluskan resolusi untuk menggulung syarikat; dan (2) penggulungan mandatori — apabila mahkamah mengarahkan syarikat digulung (s432(1)).
Secara umumnya, penggulungan sukarela bermula apabila ahli meluluskan resolusi penggulungan secara sukarela. Namun, jika pelikuidasi sementara dilantik sebelum resolusi ahli diluluskan, penggulungan bermula apabila pengisytiharan pengarah tentang ketidaksolvenan syarikat difailkan kepada Pendaftar Syarikat (ROC). Dalam penggulungan mandatori, penggulungan bermula pada tarikh resolusi ahli diluluskan, dengan syarat syarikat telah meluluskan resolusi untuk penggulungan sukarela sebelum pembentangan petisyen penggulungan.
Dalam kes lain, penggulungan bermula pada tarikh perintah penggulungan. Salah satu alasan untuk penggulungan syarikat adalah ketidakmampuan membayar hutang. Seksyen 466 Akta Syarikat 2016 menetapkan bahawa syarikat dianggap tidak mampu membayar hutangnya jika gagal membayar hutang yang melebihi jumlah yang ditetapkan oleh Kementerian dalam tempoh 21 hari selepas menerima notis tuntutan di alamat pejabat berdaftarnya.
Kesimpulannya, Akta Syarikat 2016 telah mereformasi hampir semua aspek undang-undang syarikat di Malaysia. Ini hanyalah sebahagian daripada pelbagai peraturan berkaitan penubuhan sah sesebuah syarikat. Mematuhi undang-undang ini penting bagi organisasi untuk memastikan penubuhan syarikat dilakukan secara sah dan teratur, membolehkan perniagaan dijalankan dengan lancar. Hukuman yang ketat bagi ketidakpatuhan bertujuan memastikan bakal pemilik perniagaan berada pada kedudukan yang sama rata di pasaran.
