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审计公司是否可以担任客户的公司秘书?

提到公司秘书,最常见的问题似乎是“为什么我需要委任公司秘书?”和“公司秘书的作用与职责是什么?”然而,“审计公司是否可以担任客户的公司秘书?”更为重要,因为它涉及委任公司秘书时的限制及如何委任公司秘书。

那么,审计公司是否可以担任客户的公司秘书?答案是不行

首先,我们必须知道,下列人士不能担任私人有限公司的秘书:

  1. 公司的审计师,或
  2. 审计师的员工,或
  3. 未解除破产者,除非获得法院批准。

 

为什么不能委任审计公司担任公司秘书?

马来西亚会计师协会的章程(职业道德、行为与实践)《2016年公司法》第264条文皆有阐明公司的审计师不能担任公司秘书的原因。

根据以下条文,

 

第290.128条文

当审计小组成员的直系亲属是:

(a) 审计客户的董事或主管;或

(b) 能够对审计客户的会计记录或财务报表编制产生重大影响的员工,审计公司将在有关会计记录或财务报表中表达意见;或是有关员工在有关会计记录或财务报表所涵盖的期间处于这种地位,除了把该名人士从审计小组中移除,没有其他预防措施能将其对独立性的威胁降低至可接受的水平。因此,拥有这种密切关系的个人不应该成为审计小组的成员。

 

第291.135条文

如果审计公司的合伙人或员工担任审计客户的董事或主管,将会严重威胁自我审查和自身利益,没有任何预防措施能将威胁降低至可接受的水平。因此,任何审计公司的合伙人或员工皆不可担任审计客户的董事或主管。

 

第290.146条文

如果审计公司的合伙人或员工担任审计客户的董事或主管,将会对自我审查和自身利益产生严重的威胁,没有任何预防措施能将威胁降低至可接受的水平。因此,任何审计公司的合伙人或员工皆不可担任审计客户的董事或主管。

 

第290.148条文

如果审计公司的合伙人或员工担任审计客户的公司秘书,将会对自我审查和拥护机制产生严重的威胁,没有任何预防措施能将威胁降低至可接受的水平。虽然第290.146条文已有规定,但当这种做法在当地法律、专业规则或做法下获得特别允许,并且管理层已作出所有相关决定时,有关秘书的职责与活动应限于常规和行政性质,例如撰写会议记录和管理法定申报。在这种情况下,应该评估任何威胁的严重性,并在必要时采取预防措施,以消除威胁或将威胁降低至可接受的水平。

综上所述,当一家审计公司被委任为公司的审计师时,所有审计公司合伙人的配偶都不能成为审计客户的主管(《2016年公司法》将主管定义为包括公司的董事、秘书或员工)。因此,即使审计公司合伙人的配偶只是审计客户的员工,审计公司也会与审计客户产生冲突。

 

公司的审计师担任公司秘书会有什么后果?

如果公司没有遵守法律而委任审计公司担任公司秘书,将被处以罚款。

被委任为审计师的公司或个人将分别违反《2016年公司法》第264(1)或(4)条文,一旦罪名成立,可被判罚款不超过10万令吉

 

公司秘书的作用与职责

虽然名为“秘书”,但公司秘书并不只是负责文书工作。事实上,公司秘书还负责公司的有效管理,并确保公司符合法定与管制要求。

 

3E会计公司可以为您做什么?

3E会计公司本身没有提供审计服务,但我们与许多关联审计师合作,以协助您处理审计事务。我们认为审计服务并不是一套一成不变的管理方案,因此我们将根据您的业务需求提供客制化审计服务。

虽然我们没有提供审计服务,但我们仍是与关联审计师合作的一站式管理方案提供商,而且我们会遵守马来西亚会计师协会的章程(职业道德、行为与实践),您不必担心因为没有遵守法律(例如委任公司的审计师担任公司秘书)而被管制机构罚款。