Perkhidmatan Setiausaha Syarikat

Seorang setiausaha syarikat memainkan peranan penting dalam memastikan pematuhan korporat dan tadbir urus dalam sebuah syarikat berdaftar di Malaysia. Tanggungjawab mereka melangkaui tugas pentadbiran asas—mereka bertindak sebagai pegawai utama yang memastikan syarikat mematuhi rangka kerja peraturan dan keperluan statutori.

Di Malaysia, peranan dan kelayakan seorang setiausaha syarikat ditadbir oleh Akta Syarikat 2016, yang menggantikan Akta Syarikat 1965. Undang-undang terkini ini menyelaraskan tadbir urus korporat Malaysia dengan piawaian antarabangsa dan meningkatkan kepentingan peranan setiausaha syarikat.

Keperluan Undang-Undang di Bawah Akta Syarikat 2016 (Seksyen 235)

Setiap syarikat di Malaysia diwajibkan secara sah untuk melantik sekurang-kurangnya seorang setiausaha syarikat, yang mesti memenuhi kriteria berikut:

• Mesti seorang individu (bukan sebuah korporat)
• Mesti berumur sekurang-kurangnya 18 tahun
• Mesti seorang warganegara atau pemastautin tetap Malaysia
• Mesti bermastautin secara tetap di Malaysia

Selain itu, setiausaha syarikat yang dilantik mestilah sama ada:

• Menjadi ahli badan profesional yang diiktiraf oleh Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM), seperti:
  • MAICSA – Institut Setiausaha dan Pentadbir Bertauliah Malaysia
  • MACS – Persatuan Setiausaha Syarikat Malaysia
  • MIA – Institut Akauntan Malaysia
  • MICPA – Institut Akauntan Awam Bertauliah Malaysia
  • Majlis Peguam Malaysia, Persatuan Undang-Undang Sabah, atau Persatuan Peguam Sarawak

ATAU

• Memegang lesen sah yang dikeluarkan oleh SSM

Keperluan ketat ini diwujudkan bagi memastikan setiausaha syarikat di Malaysia memiliki pengetahuan profesional, kesedaran undang-undang, dan piawaian etika yang diperlukan untuk menyokong syarikat dalam mengekalkan tadbir urus yang baik serta pematuhan peraturan sepenuhnya.

Pakej Perkhidmatan Setiausaha Syarikat Tersedia	Yuran (RM) tertakluk kepada Cukai Perkhidmatan
Perkhidmatan Tahunan Setiausaha Syarikat Malaysia	RM500 **
Perkhidmatan Alamat Berdaftar Tahunan (Termasuk Sokongan Pejabat Maya)	RM500
Penyediaan dan penyerahan Pulangan Tahunan kepada SSM untuk Syarikat Sendirian Berhad (Termasuk yuran pemfailan SSM)	RM500
Penyediaan Laporan XBRL untuk dihantar kepada SSM melalui portal MBRS	Daripada RM500 (Syarikat Tidak Aktif) Daripada RM1,000 (Syarikat Aktif)

* dibilkan satu tahun lebih awal

3E Accounting menawarkan perisian perakaunan berasaskan awan percuma (Disokong oleh AI Account) kepada pelanggan yang menggunakan perkhidmatan setiausaha kami.

Pakej Tahunan Perkhidmatan Setiausaha Syarikat kami merangkumi:

• Bertindak sebagai Setiausaha Korporat berdaftar oleh kakitangan profesional bertauliah kami (Warganegara Malaysia)
• Menyimpan dengan selamat cop mohor syarikat, jika ada
• Menyelenggara Minit Mesyuarat dan Buku Daftar
• Menyelenggara Polisi Pendedahan Pemilik Benefisial
• Penyediaan alamat pejabat berdaftar #
• Nasihat mengenai perkara setiausaha/statutori/pematuhan/perakaunan/cukai/GST
• Memantau dan memastikan pematuhan terhadap keperluan undang-undang berkaitan, khususnya di bawah Akta Syarikat dan Akta Cukai Pendapatan. Peringatan pematuhan secara berkala melalui emel.

 

** Jika jumlah pengarah, pemegang saham, atau pemilik benefisial melebihi 3 orang atau entiti – yuran semakan ketekunan wajar (due diligence) sekali sahaja sebanyak RM100 bagi setiap orang atau entiti akan dikenakan.

# Penggunaan premis pejabat 3E sebagai Alamat Berdaftar syarikat anda adalah untuk memenuhi keperluan statutori di bawah Akta Syarikat di mana semua rekod statutori hendaklah disimpan dan boleh diakses oleh orang awam. Oleh itu, adalah amalan biasa bahawa alamat berdaftar adalah alamat pejabat Setiausaha Syarikat. Harap maklum bahawa penyediaan alamat berdaftar sudah termasuk dalam pakej perkhidmatan setiausaha syarikat kami.

Penyediaan Alamat Pejabat Berdaftar merangkumi:

• Penyata surat tersedia atas permintaan
• Perkhidmatan imbasan surat percuma atas permintaan
• Pemberitahuan surat/bungkusan harian percuma melalui emel
• Pengambilan sendiri surat dan bungkusan antara Isnin hingga Jumaat: (9 pagi hingga 6 petang) (tiada yuran pengendalian)
• Penerimaan surat biasa, surat udara, bungkusan (bawah 3 kg) atau surat berdaftar *
• Penghantaran semula surat / Pengaturan kurier ke alamat tempatan/luar negara setiap hari/mingguan/bulanan disediakan (Yuran perkhidmatan RM1 dikenakan bagi setiap penghantaran)

* Kelulusan mesti diperolehi untuk mana-mana barangan berat / bungkusan (terutamanya jika ia lebih daripada 3 kg) yang dihantar ke alamat pejabat berdaftar. Yuran pengendalian harian dan yuran storaan perlu diambilkira.

** Untuk pengumpulan surat / bungkusan dari pejabat 3E, sila bawa dokumen pengenalan diri seperti NRIC, lesen memandu, pasport, dan sebagainya untuk tujuan pengesahan identiti. Jika orang yang akan mengutip surat / petak (s) bukan pengarah Syarikat tetapi kakitangan yang diberi kuasa, sila berikan kepada kami surat kebenaran yang ditandatangani oleh pengarah sebelum kami boleh melepaskan surat / petak (s) kepada orang yang diberi kuasa. Dalam apa jua keadaan jika 3E tidak dapat mengesahkan identiti orang yang mengumpul surat, 3E boleh membuat usaha terbaik untuk mencuba cara lain seperti menghubungi pengarah melalui panggilan telefon, e-mel atau lain-lain tele – Komunikasi bermaksud untuk tujuan itu. Jika mana-mana pengesahan sedemikian gagal, 3E berhak untuk menolak pengumpulan percubaan.

Sila ambil perhatian bahawa alamat pejabat berdaftar tidak boleh dikelirukan dengan alamat perniagaan syarikat anda. Untuk tujuan permohonan lesen, ia adalah wajib untuk mempunyai premis fizikal bagi permohonan lesen dan pihak berkuasa yang berkenaan akan meminta dokumen-dokumen sokongan daripada syarikat pemohon untuk mengesahkan bahawa syarikat yang memohon beroperasi di premis fizikal tersebut. Oleh itu, alamat pejabat berdaftar kami TIDAK boleh dinyatakan sebagai alamat perniagaan anda untuk permohonan lesen

Yuran kami adalah salah satu sebut harga terbaik di pasaran diantara pesaingan setandingan kami. Dengan persekitaran kerja yang dinamik dan mencabar, kami masih mampu untuk mengekalkan yuran yang terendah di pasaran tanpa menjejaskan kualiti perkhidmatan yang tinggi. Perbezaan dalam perkhidmatan kami akan dimaklumkan kepada anda mengapa anda harus mengelak daripada pembekal perkhidmatan kesetiausahaan yang rendah cajnya.

Hubungi kami hari ini di info@3ecpa.com.my untuk rundingan tanpa obligasi

Caj Perkhidmatan Asas Korporat rutin bukan kesetiausahaan dan Pengeluaran

Pakej Asas yang ada	Bayaran (RM)
Carian Nama Syarikat (setiap permohonan)	RM 100
Penukaran nama syarikat	RM 500
Profil SSM Syarikat (setiap syarikat)	RM 100
Syarikat Imejan SSM (iaitu bentuk Berkanun)	RM 50
Peningkatan modal saham terbitan	Dari RM 350 untuk peruntukan pertama RM 100 setiap peruntukan tambahan
Pemisahan Saham-saham	Dari RM 250
Pemindahan Saham (tidak termasuk duti setem dibayar)	Dari RM 250 setiap borang pemindahan
Pengeluaran / Penggantian sijil saham	Dari RM 250
Resolusi Pengisytiharan Dividen	RM350 untuk pemegang saham pertama RM100 setiap pemegang saham tambahan
Perubahan pada pemilik Bermanfaat, pengawal Registrable dan Penama pengarah nomini	Dari RM100 setiap individu
Perubahan Jenis Perniagaan	RM200
Pertukaran Alamat Perniagaan (dan / atau) Pertukaran Alamat Accounting Records	RM150
Pelantikan / Peletakan jawatan Pengarah	Dari RM 250 bagi setiap Pengarah
Kemas kini butiran Pengarah	RM 100 bagi setiap pengarah
Penukaran Setiausaha dan pejabat berdaftar	RM 300
Pelantikan Juruaudit Pertama	RM 200
Pertukaran Juruaudit	RM 400
Penukaran Kewangan Akhir Tahun	RM 400
Pembukaan / Penutupan Akaun Bank	RM 150
menandatangani keluar dokumen di cawangan bank oleh Setiausaha Syarikat / Pengarah Penama	Dari RM 500
Perubahan Penandatangan Bank Yang Dibenarkan / Penandatangan	RM 150
Permohonan Lanjutan Masa untuk Mesyuarat Agung Tahunan	RM 300
Pindaan Perlembagaan (sebelum ini dikenali sebagai Memorandum dan Artikel Persatuan)	Dari RM 600
Lodgemen sesuatu Perlembagaan yang baru untuk Syarikat anda dengan SSM @	Dari RM 400
Pembelian / Penjualan Perjanjian Hartanah / Penyewaan	Dari RM 150
Yuran pemprosesan penamatan (Perkhidmatan Setiausaha)	RM 500
Yuran pemprosesan penamatan (Pengarah penama dan perkhidmatan setiausaha)	RM 1,000
Pemeriksaan fail rekod berkanun	RM 500 bagi setiap lawatan
Menghadiri Mesyuarat oleh Setiausaha Korporat atau wakil (dalam Pejabat 3E ) (Tidak termasuk pembayaran dan Rekod minit)	Dari RM 400 bagi setiap jam
Surat Pengesahan oleh Setiausaha bahawa Syarikat tidak mempunyai Perlembagaan	Dari RM 100
Surat Pengesahan Maklumat Syarikat oleh Setiausaha	Dari RM 400
Surat Pengesahan minit untuk Tujuan Audit oleh Setiausaha	Dari RM 150
Penutupan Syarikat – Pembatalan	Dari RM 2,000
Sijil Dokumen Berkanun	RM 5 bagi setiap halaman
Sijil Dokumen Tidak Berkanun (contohnya kad pengenalan, pasport, dan lain-lain)	RM 50 bagi setiap halaman
Bayaran rujukan untuk Pembukaan Akaun Bank	RM 50 bagi setiap bank
Chop nama	RM 50 bagi setiap unit
Meterai sama	RM 100 bagi setiap unit
Pembelian Sijil Penggabungan (Seksyen 17) dari SSM	RM 100
Menghapuskan Perlembagaan yang ada (fka Memorandum dan Artikel Persatuan)	RM 150
Menguruskan Pesuruhjaya Sumpah di Kuala Lumpur untuk mengesahkan dokumen	RM 100 setiap penyata kewangan
Apa-apa ketetapan lain yang tidak dinyatakan dalam jadual ini	Untuk dinasihatkan

@ Penggunaan Perlembagaan adalah pilihan di bawah Akta Syarikat 2016 (CA 2016) dan jika anda berminat untuk menerima pakai standad Perlembagaan kami untuk syarikat anda, yuran kami adalah RM400 yang merangkumi yuran setem (RM200). Caj tambahan termasuk untuk penyesuaian Perlembagaan . Antara klausa khas termasuk dalam Perlembagaan standad kami adalah seperti berikut: –

• Menandatangani resolusi lembaga dengan majoriti pengarah (ditandatangani oleh semua pengarah seperti yang dikehendaki di bawah CA 2016)
• Penggunaan meterai biasa (yang berguna apabila sifat pembelian pelanggan)

@@ Pengeluaran itu termasuk bayaran kurier satu kali ke alamat tempatan di Semenanjung Malaysia untuk dokumen di bawah 0.5 kg sahaja.
(Nota: Kadar kurier kadar penuh dikenakan untuk dokumen yang beratnya melebihi 0.5 kg).

Untuk permintaan pensijilan dokumen berkanun / bukan statutori, bayaran kurier dikenakan dan tertakluk kepada yuran pemprosesan sebanyak RM1 di atas fi kurier tersebut, untuk setiap perkiraan.

Untuk urusan pos / kurier, deposit mel minimum RM100 diperlukan. Deposit mel akan digunakan untuk bayaran pos / kurier yang ditanggung berkenaan dengan syarikat anda dan juga yuran pemprosesan kami sebanyak RM1 untuk setiap susunan. Simpanan tersebut tidak dibenarkan untuk digunakan untuk mana-mana perkhidmatan lain kami kerana ia melayani tujuan yang berbeza atau diimbangi dari deposit keselamatan perkhidmatan pengarah nomini (jika ada). Kami akan memaklumkan anda untuk menambah akaun deposit apabila ia jatuh rendah atau telah digunakan sepenuhnya dan deposit baki akan kekal dengan kami untuk penghantaran masa depan atau dikembalikan sekiranya berlaku penamatan perkhidmatan kami.

Selain memantau dan memastikan pematuhan dengan keperluan undang-undang yang berkaitan, setiausaha syarikat juga mempunyai tanggungjawab berikut:

Mesyuarat Lembaga Pengarah

Menyelaras operasi rasmi pembuatan keputusan dan mekanisme pelaporan syarikat; merangka agenda mesyuarat bersama pengerusi dan/atau ketua eksekutif; menghadiri mesyuarat, mencatat minit; menyelenggara buku minit; mengesahkan salinan minit mesyuarat dan memastikan prosedur yang betul dipatuhi.

Mesyuarat Agung

Mengurus dan mendapatkan persetujuan dalaman dan luaran ke atas semua dokumentasi untuk diedarkan kepada pemegang saham; menyelaras pentadbiran dan kehadiran mesyuarat, mencatat minit dan memastikan prosedur yang betul dipatuhi.

Perlembagaan Syarikat

Memastikan syarikat mematuhi perlembagaannya dan merangka atau menggabungkan pindaan melalui prosedur yang betul.

 

Pulangan Berkanun

Mengemas kini SSM mengenai:

• Sebarang perubahan dalam pengarah syarikat atau butiran berkaitan dengan pengarah
• Perubahan kepada nama pengarah atau alamat kediaman
• Pemecatan daripada jawatan di bawah Akta Syarikat Malaysia atau perlembagaan
• Kehilangan kelayakan daripada memegang jawatan
• Pelantikan/peletakan jawatan/kematian
• Pulangan tahunan
• Pertukaran nama syarikat
• Penerimaan, pindaan dan pembatalan perlembagaan
• Terbitan saham
• Sebarang perubahan lain yang perlu dikemas kini dengan SSM

Laporan dan Akaun

Menyelaras penerbitan dan pengedaran laporan tahunan syarikat, akaun serta penyata interim, dan penyediaan laporan pengarah.

Pendaftaran Saham

Menyelenggara daftar anggota syarikat, mengurus pemindahan dan perkara lain yang mempengaruhi pegangan saham serta mengendalikan pertanyaan dan permintaan daripada pemegang saham selepas syarikat didaftarkan.

Komunikasi Pemegang Saham

Berhubung dengan pemegang saham (contohnya melalui surat pekeliling), pembayaran dividen dan faedah, mengeluarkan dokumentasi berkaitan isu hak dan isu permodalan, mengurus hubungan am dengan pemegang saham, serta berhubung dengan pemegang saham institusi dan jawatankuasa perlindungan pelaburan mereka.

Pemantauan Pemegang Saham

Memantau perubahan dalam daftar anggota untuk mengenal pasti usaha ‘pembinaan pegangan’ dalam saham syarikat oleh bakal pengambilalihan serta membuat pertanyaan kepada ahli berkaitan pemilikan benefisial saham mereka.

Saham dan Terbitan Modal, Pemindahan dan Penyusunan Semula

Pelaksanaan perubahan dalam struktur saham dan modal pinjaman syarikat serta merangka, melaksanakan dan mentadbir skim penyertaan saham pengarah dan pekerja.

Pengambilalihan dan Pelupusan

Menyertai sebagai ahli utama pasukan syarikat yang ditubuhkan untuk melaksanakan pengambilalihan dan pelupusan korporat, melindungi kepentingan syarikat dengan memastikan keberkesanan semua dokumentasi serta pendedahan usaha wajar membolehkan penilaian komersial yang betul sebelum sesuatu transaksi diselesaikan.

Tadbir Urus Korporat

Mengkaji perkembangan dalam tadbir urus korporat serta menasihati dan membantu pengarah berkaitan tugas dan tanggungjawab mereka, memastikan pematuhan dengan kewajipan di bawah undang-undang syarikat dan, jika berkenaan, keperluan Bursa Saham.

Pengarah Bukan Eksekutif

Bertindak sebagai saluran komunikasi dan maklumat dengan pengarah bukan eksekutif.

Meterai Syarikat

Memastikan jagaan selamat dan penggunaan yang betul meterai syarikat sekiranya diperuntukkan dalam perlembagaan syarikat.

Pematuhan & Peringatan SSM

3E Accounting Malaysia akan menghantar peringatan kepada anda mengenai tarikh akhir pemfailan dan urusan pematuhan

Soalan Lazim Mengenai Perkhidmatan Setiausaha Syarikat 3E Accounting Malaysia