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一名公司秘书在确保马来西亚注册公司遵循公司合规与治理方面扮演着至关重要的角色。其职责不仅仅是基本的行政工作，更是确保公司遵守监管框架和法定要求的重要负责人。
在马来西亚，公司秘书的角色和资格由2016 年公司法令所规范，该法令取代了早期的 1965 年公司法令。新的立法使马来西亚的公司治理与国际标准接轨，并提升了公司秘书的重要性。
2016 年公司法令（第 235 条）的法律要求
马来西亚的每家公司在法律上都必须至少委任一名公司秘书，且必须符合以下条件：
- 必须是自然人（而非法人公司）
- 必须年满 18 岁
- 必须是马来西亚公民或永久居民
- 必须通常居住在马来西亚
此外，被任命的公司秘书必须符合以下其中一项条件：
- 是马来西亚公司委员会（SSM）认可的专业机构会员，例如：
- MAICSA – 马来西亚特许秘书与行政人员协会
- MACS – 马来西亚公司秘书协会
- MIA – 马来西亚会计师协会
- MICPA – 马来西亚注册公共会计师协会
- 马来西亚律师公会、沙巴律师协会 或 砂拉越律师协会
或
这些严格的要求旨在确保马来西亚的公司秘书具备必要的专业知识、法律意识和道德标准，以协助公司维持良好的公司治理和全面的法规合规。
| 公司秘书服务配套 | 收费 (RM)
需加服务税 |
| 马来西亚公司秘书年度服务 | RM500 ** |
| 年度注册地址服务（包括虚拟办公室支持） | RM500 |
| 准备并提交私人有限公司的年度申报（包括 SSM 申报费） | RM500 |
| 准备 XBRL 报告 并通过 MBRS 门户提交至 SSM | 休眠公司：RM500 起
活跃公司：RM1,000 起 |
* 需预缴一年费用
凡聘请我们公司秘书服务的客户，3E Accounting 将免费提供云端会计软件（由 AI Account 支持）。
我们的年度公司秘书服务配套包括：
- 由马来西亚专业合格人员担任公司秘书
- 妥善保管公司公章（如有）
- 维护会议记录簿和登记册
- 维护实益拥有人披露政策
- 提供注册地址 #
- 就秘书/法定/合规/会计/税务/GST 事项提供咨询
- 监督并确保符合法律要求，尤其是《公司法》和《所得税法》。定期通过电子邮件发送合规提醒。
** 若董事、股东或实益拥有人超过 3 位个人或实体，将收取每位 RM100 的一次性尽职调查费用。
# 使用 3E 的办公室作为公司注册地址，是为遵守《公司法》下的法定要求，所有公司法定记录必须存放于注册地址，并供公众查阅。因此，将公司秘书办公室作为注册地址是普遍做法。请注意，注册地址的提供已包含在我们的公司秘书配套内。
注册地址服务包括：
- 可按要求提供正式信函证明
- 可按要求提供免费信件扫描服务
- 通过电子邮件免费发送每日信件/包裹通知
- 周一至周五（上午 9 时至下午 6 时）可自取信件和包裹（无手续费）
- 代收普通信件、航空邮件、3 公斤以下包裹或挂号邮件 *
- 可提供邮件转寄 / 快递至本地或海外地址（每日/每周/每月），每次转寄服务费 RM1
* 寄送至注册地址的任何大件物品/包裹（特别是超过 3 公斤）须事先获得批准，并将收取每日处理费及仓储费。
** 前来 3E 办公室领取信件/包裹时，请携带身份证明文件，如身份证、驾驶执照、护照等，以供身份核实。若领取信件/包裹的人士并非公司董事，而是授权人员，则须出示一份由董事签署的 授权信，我们方可将信件/包裹交予该授权人士。如若 3E 无法核实领取人的身份，3E 将尽力尝试其他方式，例如通过电话、电邮或其他通讯方式联系董事以作确认。若核实仍未成功，3E 有权拒绝交付信件/包裹。
请注意，注册地址与公司营业地址并不相同。用于申请执照时，必须具备实体办公场所，相关主管机关将要求申请公司提供证明文件，以确认其确实在所述实体办公场所经营。因此，我方注册地址不得被列为公司申请执照时的营业地址。
起草并获取内部和外部对所有将发送给股东文件的同意；协调会议的管理和出席；记录会议纪要，并确保遵循正确的程序。
我们向您报价的费用是市场上与我们同类竞争者相比的最佳价格。尽管工作环境瞬息万变且充满挑战，我们依然保持市场上最低的费用之一，同时为您提供高质量的服务。我们在服务质量上的差异将让您明白 为何应避免选择低价秘书服务供应商。
立即通过 info@3ecpa.com.my 与我们联系，享受无义务咨询！
基本非例行公司秘书服务与杂费标准收费
| 可提供的基本项目 | 费用 (RM) |
| 公司名称查询（每次申请） | RM 100 |
| 公司更名 | RM 500 |
| SSM 公司资料（每家公司） | RM 100 |
| SSM 公司文件影像（如法定表格） | RM 50 |
| 增加已发行股本 | 首位认股人 RM 350 起
每增加一位认股人 RM 100 |
| 股份拆分 | RM 250 起 |
| 股份转让（不含印花税） | 每份转让表格 RM 250 起 |
| 股票证书签发/补发 | RM 250 起 |
| 股息宣派决议 | 首位股东 RM 350
每增加一位股东 RM 100 |
| 实益拥有人、可登记控制人、提名董事提名人变更 | 每人 RM 100 起 |
| 业务性质变更 | RM 200 |
| 营业地址变更 或/及 会计记录地址变更 | RM 150 |
| 董事委任/辞职 | 每位董事 RM 250 起 |
| 董事资料更新 | 每位董事 RM 100 |
| 秘书及注册地址变更 | RM 300 |
| 首任核数师委任 | RM 200 |
| 更换核数师 | RM 400 |
| 财务年结日更改 | RM 400 |
| 银行账户开立/关闭 | RM 150 |
| 公司秘书/提名董事前往银行分行签署文件 | RM 500 起 |
| 银行授权签署人变更 | RM 150 |
| 申请延长年度股东大会时间 | RM 300 |
| 修改公司章程（前称组织大纲与章程） | RM 600 起 |
| 向 SSM 提交新标准章程 @ | RM 400 起 |
| 购置/处置物业/租赁协议 | RM 150 起 |
| 终止处理费（秘书服务） | RM 500 |
| 终止处理费（提名董事及秘书服务） | RM 1,000 |
| 法定记录档案查阅 | 每次 RM 500 |
秘书或代表出席会议（在 3E 办公室）
（不含杂费及会议记录） | 每小时 RM 400 起 |
| 秘书确认函 – 公司无章程 | RM 100 起 |
| 秘书确认函 – 公司资料 | RM 400 起 |
| 秘书确认函 – 审计用途之会议记录 | RM 150 起 |
| 公司关闭 – 除名 | RM 2,000 起 |
| 法定文件认证 | 每页 RM 5 |
| 非法定文件认证（如身份证、护照等） | 每页 RM 50 |
| 银行开户推荐费 | 每家银行 RM 50 |
| 公司印章 | 每个 RM 50 |
| 钢印（Common seal） | 每个 RM 100 |
| 购买 SSM 公司注册证书（第 17 条） | RM 100 |
| 废除现有章程（前称组织大纲与章程） | RM 150 |
| 安排吉隆坡宣誓官认证文件 | 每份财务报表 RM 100 |
| 未在此表中列明的其他决议 | 另行通知 |
@ 根据《2016 年公司法》（CA 2016），公司是否采纳章程属自愿性质。若您有意为公司采用我们的标准章程，费用为 RM400，已包含盖章费 RM200。若需客制化章程，将另收附加费用。我们的标准章程涵盖部分特别条款如下：
- 由大多數董事簽署董事會決議（根據《2016 年公司法》需由所有董事簽署）
- 採用公司印章（當客戶購買房產時十分有用）
@@ 雜支包括一次性快遞費（僅限文件重量低於 0.5 公斤，寄送至西馬當地地址）。
（注意：超過 0.5 公斤的文件將按快遞全額收費）。
如申請法定文件 / 非法定文件的認證，將收取快遞費，並需額外支付每次安排 RM1 的處理費。
如需郵寄/快遞安排，需預付最低 RM100 的郵寄押金。郵寄押金將用於貴公司相關的郵寄 / 快遞費用，以及每次安排 RM1 的處理費。該押金不可用於我們的其他服務，因其用途不同，或已由董事代名人服務的保證金（如有）抵消。我們會在押金餘額不足或用完時通知您補足。剩餘金額將保留用於未來郵寄，或在終止服務時退還。
董事會會議
協調公司正式決策與報告機制的運作；與主席和/或首席執行官共同擬定會議議程；出席會議並撰寫會議記錄；保存會議記錄冊；核證會議記錄副本並確保遵循正確程序。
股東大會
起草並獲取所有內部與外部同意的文件以供股東傳閱；協調會議的行政及出席安排；撰寫會議記錄並確保遵循正確程序。
公司章程
确保公司遵守其章程，并通过正确的程序起草或纳入修订。
法定申报
向 SSM 更新：
- 公司董事的任何变更或与董事相关的资料
- 董事姓名或居住地址的变更
- 根据《马来西亚公司法》或公司章程解除董事职务
- 取消担任董事资格
- 任命 / 辞职 / 去世
- 年度申报
- 公司名称变更
- 章程的采纳、修改和撤销
- 股份发行
- 任何其他需要向 SSM 更新的变更
报告与账目
协调公司年度报告、账目及中期报表的编制与分发，并准备董事报告。
股权登记
维护公司成员登记册，处理股份转让及其他与股权相关的事项，并在公司注册后处理股东的查询和请求。
股东沟通
与股东沟通（例如通过通函），支付股息和利息，发放有关配股和资本化发行的文件，管理一般股东关系，并与机构股东及其投资保护委员会保持联系。
股东监控
监控成员登记册中的变动，以识别潜在收购方在公司股份中的“持股累积”，并向成员查询持股的实益所有权。
股份与资本发行、转让与重组
实施公司股本和贷款资本结构的变更，设计、实施和管理董事及员工的股份参与计划。
收购与处置
作为公司团队的关键成员参与公司收购与处置的实施，通过确保所有文件的有效性以及尽职调查披露能在交易完成前进行适当的商业评估，从而保障公司的利益。
公司治理
审查公司治理的发展，并就董事在公司法及（如适用）证券交易所要求下的职责与义务提供建议和协助。
非执行董事
作为与非执行董事沟通和信息交流的渠道。
公司印章
确保公司印章（如公司章程规定使用）的妥善保管与正确使用。
SSM合规提醒
3E将在有关申报的提交截止日期，以及合规事宜方面，向您发送提醒。
3E Accounting Malaysia 公司秘书服务常见问题
是的。根据《2016 年公司法》，在马来西亚注册的每一家公司都必须聘请公司秘书。如果聘请或终止秘书，公司必须在 14 天内通知公司注册官。
成为公司秘书需要符合多项条件。你必须是：
- 注册会计师，并已在马来西亚会计师公会 (MIA) 注册。
- 如果已是特许秘书，则须在马来西亚特许秘书与行政人员协会 (MAICSA) 注册。
- 已在马来西亚律师公会或同等机构注册的律师。
- 已在 SSM 注册的持牌秘书。
- 经马来西亚贸工部批准的专业事务所成员。
此外，申请人必须年满 18 岁，并且是马来西亚公民或永久居民。
公司秘书在公司中扮演着重要且关键的行政角色。他/她负责为董事会提供咨询，并确保公司始终遵守法律。公司秘书同时也是公司的授权高管。
公司秘书的职责包括：
- 为董事会提供合规与财务咨询。
- 为即将召开的董事会准备决议。
- 记录董事会会议纪要。
- 记录公司财政年度 (FYE)。
- 向 SSM 提交年度报告。
- 确保公司资料与政策保持最新。
- 作为公司官方代表进行沟通。
《2016 年公司法》规定，公司必须在成立后的 30 天内聘请公司秘书。该法令（马来语称为 Akta Syarikat 2016）对公司秘书有如下规定：
- 公司秘书的委任。
- 公司秘书的职责。
- 公司秘书的辞职。
- 公司秘书的资格取消。
- 公司秘书的罢免。
如果您在公司成立后 30 天内未聘请公司秘书，您可能会受到处罚。
若出现以下情况，个人将丧失担任公司秘书的资格：
- 未解除破产状态。
- 在马来西亚境内或境外被定罪。
- 不再持有由注册官颁发的执业证书。
公司秘书服务通常由提供秘书的专业事务所提供。除了提供公司秘书服务，这些事务所还会提供公司注册与成立等其他服务。通常，公司秘书服务由没有内部秘书的公司订阅使用。
除此之外，一些公司选择直接从公司秘书服务供应商聘请公司秘书，以免去面试和寻找候选人的流程。因此，这些公司依赖公司秘书服务来获得专业且合格的秘书。
在公司注册成立后，您必须在收到 SSM 颁发的公司注册证书后 30 天内任命公司秘书。更多详情请参阅《公司法》第 236 条。
3E Accounting 提供全面的公司秘书服务，拥有多种适合不同类型企业的配套方案。我们的团队由合格的专业人士组成。想以具成本效益的价格获得快速解决方案，请立即联系我们！
| 可选公司秘书服务配套 | 费用 (RM) 需另加 6% 服务税 |
| 马来西亚公司年度秘书服务 | RM1,000 * |
| 为私人有限公司准备并提交年度申报表至 SSM（包含 SSM 提交费用） | RM500 |
* 按一年预付收费。
点击此处查看我们的配套及相关费用！
这取决于具体情况。例如，若您要终止现任公司秘书的服务，首先需要发出正式的书面提前通知。待其一个月通知期、两周通知期等完成后，您即可聘请新的公司秘书。
另一方面，如果您的公司秘书已完成合约，而您选择不再续约，可以提前告知他们您将不再需要其服务。之后，您即可聘请合格的公司秘书。
可以。许多中小型企业没有财务资源聘请全职公司秘书。因此，这些企业会选择更低成本的替代方案，将公司秘书职能外包。
可以。如果您发现公司秘书不称职，或已不再需要其服务，您可以解雇他们。终止公司秘书服务的权力在于董事会。
公司董事可通过事先书面通知来终止公司秘书的服务。然而，如果公司秘书犯下严重过失，则无需事先书面通知，可立即解雇。
在法律上，更换公司秘书并无官方费用要求。只有在您聘请新秘书时需支付正常的处理费用。
根据法律规定，您只需一位公司秘书。但您也可以选择聘请多于一位。
是的。公司秘书需出席董事会会议以记录重要事项，并为董事提供有价值的意见。除此之外，公司秘书还需将董事会会议所作出的决定通知公司管理层。
在会议召开之前，公司秘书还负责与主席、董事及公司其他高层沟通会议事宜及议程安排。公司秘书的在场能确保会议井然有序，而不是以非正式的方式进行。
不是，公司秘书并非董事会成员。公司秘书在公司中担任高级职位，负责行政管理工作。但他们并不具备董事会的同等权力。
公司秘书在公司中担任高级职位，协助企业遵循法律规定。他们是董事会的顾问，被视为公司授权高管。企业秘书同样负责行政事务，但其工作更偏重文书性职责。
不过，在马来西亚，一些公司可能会将“企业秘书”（corporate secretary）与“公司秘书”（company secretary）这两个术语交替使用。如果您在招聘广告中看到相关职位而不确定其具体定义，建议直接联系该公司询问。
公司秘书没有最高年龄限制。但成为公司秘书的最低年龄要求为 18 岁。
公司秘书必须依照《2016 年公司法》诚信并尽最大努力履行其职责。若未能履行其任务，可能需承担责任。若公司秘书有违法行为，可能面临刑事指控，并通常伴随罚款。
公司秘书的权力如下：
- 担任公司正式联络人。
- 负责与马来西亚公司委员会（SSM）的所有正式沟通，并作为其他股东及机构的主要联络人。
- 签署与认证权力。
公司秘书是公司的首席行政官。凭借这一职位，公司秘书有权在公司内签署、认证和批准文件。
公司秘书有权在合同遭违约时索取薪酬及赔偿。如果公司清盘，公司秘书亦可主张其合法应得的款项（若有）。
作为公司唯一董事的人，可以兼任该公司的公司秘书。然而，《2016 年公司法》并不允许双重身份。这意味着在需要董事和公司秘书共同执行的事项上，不能由同一人同时担任并完成。
相关事项必须由两名不同人员执行。
根据《2016 年公司法》，马来西亚的公司秘书必须是自然人，并且是公民或永久居民，且通常居住在马来西亚。此外，还必须符合以下条件之一：
- 是指定专业团体的成员（如 MAICSA、MIA 或马来西亚律师公会）。
- 根据该法第 241 条，持有马来西亚公司委员会（SSM）颁发的执业牌照。
根据《2016 年公司法》，所有在马来西亚注册成立的公司必须聘请公司秘书。公司秘书在确保公司治理、符合法规、准确记录以及按时向 SSM 提交年度申报及财务报表方面发挥着关键作用。
私人有限公司（Sdn Bhd）必须在成立之日起30 天内委任一名合格的公司秘书，这是《2016 年公司法》的规定。若未能遵守，可能会面临罚款或合规问题。
主要职责包括：
- 维护法定登记册及公司记录
- 提交年度申报表及财务报表
- 准备董事会决议及会议记录
- 就遵循《2016 年公司法》提供合规建议
- 协助公司进行注册事项变更，如董事或股权变更
可以，许多企业，尤其是初创公司和中小企业，更倾向于聘请马来西亚外包公司秘书。信誉良好的服务商（如 3E Accounting）提供全方位解决方案，确保您的公司在无需聘请内部秘书的情况下，依然能保持合规。
不是，公司秘书仅对根据《2016 年公司法》注册的公司强制要求，例如私人有限公司（Sdn Bhd）。根据《1956 年商号注册法》注册的独资企业和合伙企业则无需聘请公司秘书。
